Ablieferbeleg per Handy statt Papierstapel am Freitag
Der Ablieferbeleg ist das Papier, an dem die Rechnung hängt. Solange er in der Fahrerkabine liegt, steht Ihr Geld still.
Das eigentliche Problem ist nicht das Papier
Das Problem ist die Zeit dazwischen. Der Fahrer lädt am Dienstag ab, der Beleg kommt am Freitag ins Büro, gebucht wird er am Montag – und die Rechnung geht sechs Tage nach der Leistung raus. Bei dreißig Touren in der Woche schiebt das Ihre gesamte Liquidität um eine Woche nach hinten.
Dazu kommt das, was gar nicht ankommt: der Beleg, der nass geworden ist. Der, den der Kunde behalten hat. Der, den niemand mehr findet, wenn er drei Monate später reklamiert wird.
Wie es mit lodo läuft
- Der Fahrer bekommt die Tour aufs Handy und bestätigt sie. Das Büro sieht sofort, dass sie angenommen ist.
- Nach dem Abladen fotografiert er den Ablieferbeleg – direkt aus der Fahrer-App heraus.
- Das Foto hängt am Auftrag, nicht in einer Fotogalerie. Wer den Auftrag öffnet, sieht den Beleg.
- Das Büro kann am selben Tag abrechnen, statt auf Papier zu warten.
Der praktische Unterschied: Die Rechnung geht am Tag der Zustellung raus, nicht am Ende der Woche.
Was der Fahrer sonst noch meldet
Wenn das Handy ohnehin in der Hand ist, lohnt es sich, mehr darüber laufen zu lassen:
- Kilometerstand und Palettenzahl beim Tagesstart – verpflichtend, damit hinterher niemand rechnen muss, was gefehlt hat.
- Getauschte Paletten mit Foto des Palettenscheins.
- Problem melden – Rampe belegt, Ladung nicht bereit, Stau. Die Meldung erscheint im Dispoplan, nicht erst im Anruf zwei Stunden später.
- Tankbelege als Foto.
Was das für die Abrechnung bedeutet
Jeder Beleg liegt beim Auftrag, und aus dem erledigten Auftrag wird die Rechnung erzeugt. Wenn ein Kunde drei Monate später fragt, wo denn der Nachweis der Zustellung sei, ist er zwei Klicks entfernt – statt in einem Ordner im Regal. Mehr dazu unter Speditionsrechnung und DATEV.
Häufige Fragen
Muss der Fahrer eine App installieren?
Nein, nicht aus einem App-Store. Die Fahrer-App wird über den Browser auf den Startbildschirm gelegt und sieht danach aus wie eine App. Das erspart Ihnen die Diskussion über Firmenhandys, Konten und Updates.
Ersetzt das Foto den Original-Ablieferbeleg?
Für den täglichen Ablauf und die Abrechnung ja. Der Beweiswert eines Fotos ist aber nicht derselbe wie der des Originals – bei Schadensfällen und Frachtstreitigkeiten sollte der Papierbeleg weiterhin im Betrieb ankommen und abgelegt werden.
Was passiert, wenn der Kunde nicht unterschreibt?
Der Fahrer meldet das als Problem. Die Meldung steht sofort im Dispoplan, damit das Büro reagieren kann, solange das Fahrzeug noch vor Ort ist.
Sehen die Fahrer die Preise und Kundendaten?
Nein. Die Fahrer-App zeigt nur, was für die Tour gebraucht wird. Auch die Verkaufsseite mit den Preisen bekommt ein Fahrer beim Anmelden nicht zu sehen – App und Webseite sind getrennt.
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Ohne Kreditkarte, ohne Einrichtungsgebühr, jederzeit kündbar. In wenigen Minuten ist der erste Auftrag erfasst.
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