Von der Tour zur Rechnung – und weiter zu DATEV
Die meiste Zeit in der Abrechnung geht nicht fürs Rechnen drauf, sondern fürs Zusammensuchen: Welche Touren sind erledigt, welcher Beleg fehlt noch, was ist schon gebucht?
Rechnungen entstehen aus dem, was gefahren wurde
In lodo klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf Rechnung erstellen und bekommen die Aufträge angeboten, die abrechnungsreif sind. Sie wählen aus, was auf die Rechnung soll – erfasst wird nichts doppelt, denn Kunde, Strecke, Datum und Preis stehen bereits am Auftrag.
Belege hängen am selben Auftrag. Wenn ein Kunde nachfragt, muss niemand im Ordner blättern.
Gutschriftverfahren: der Unterschied, den viele Systeme verwischen
Im Speditionsgeschäft rechnet häufig der Auftraggeber ab, nicht der Frachtführer. Dabei werden zwei Dinge gern durcheinandergebracht:
- Die Gutschriftanforderung – Ihr Beleg an den Kunden mit der Aufstellung dessen, was er gutschreiben soll. Sie trägt eine eigene fortlaufende Nummer und ist ausdrücklich als Gutschriftanforderung überschrieben, nicht als Rechnung.
- Die Gutschrift selbst – der Beleg des Kunden. Nur dieser gehört in die Buchhaltung.
lodo trennt beides sauber: Die Gutschriftanforderung wird nicht an DATEV übergeben. Andernfalls stünde derselbe Umsatz zweimal in den Büchern.
DATEV-Übergabe ohne Doppelbuchung
Beim Export merkt sich lodo, welche Belege bereits übergeben wurden. Eine Rechnungsnummer, die einmal in DATEV war, geht kein zweites Mal mit – auch nicht, wenn jemand den Export versehentlich zweimal auslöst. Nach dem Export sehen Sie, wie viele Belege übergeben und wie viele übersprungen wurden und warum.
Der doppelte Export ist der Klassiker, den der Steuerberater erst im Quartalsabschluss findet – und dann rückwärts auflösen muss. Genau das ist hier ausgeschlossen.
Sehen, was am Ende übrig bleibt
In der Auswertung stehen Einnahmen und Ausgaben nebeneinander: offene und bezahlte Rechnungen, Gutschriften, Kosten – aufgeteilt nach Fahrzeugkosten, Personal, Fremdleistungen, Finanzierung, Verwaltung, Versicherung, Lager, Bank und Sonstigem. Dazu der Gewinn als Prozentsatz, grafisch und als Tabelle.
Das ersetzt keine betriebswirtschaftliche Auswertung vom Steuerberater. Aber es beantwortet die Frage „läuft der Monat?" am 14., statt sechs Wochen später.
Häufige Fragen
Ersetzt lodo meinen Steuerberater?
Nein. lodo erzeugt Rechnungen und bereitet die Übergabe an DATEV vor. Die Prüfung und die Buchführung bleiben beim Steuerberater – deshalb ist der Export auch so gebaut, dass er ihm keine Doppelbuchungen beschert.
Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?
Ja. Kunde und Daten lassen sich anpassen, ohne dass die Rechnung aus der Übersicht verschwindet. Wurde sie bereits an DATEV übergeben, ist das erkennbar – dann gehört die Korrektur mit dem Steuerberater abgestimmt.
Wie funktioniert das Gutschriftverfahren genau?
Sie erzeugen eine Gutschriftanforderung mit eigener fortlaufender Nummer und schicken sie dem Auftraggeber. Erst dessen Gutschrift geht in die Buchhaltung und in den DATEV-Export.
Werden Rechnungen als PDF erzeugt?
Ja, mit Ihrem Briefkopf. Sie können sie direkt versenden oder herunterladen.
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Ohne Kreditkarte, ohne Einrichtungsgebühr, jederzeit kündbar. In wenigen Minuten ist der erste Auftrag erfasst.
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